Privacybeleid: Biilby-app en -platform

1. Wie we zijn, en onze rol

Biilby SRL, Avenue Jean Monnet 1/1, 1401 Nivelles, België (BE 1042.893.619) levert Biilby, een platform voor werfbeheer dat gebruikt wordt via de webapp op app.biilby.ai en de mobiele Biilby-app voor iOS en Android.

Biilby wordt verkocht aan bedrijven. Wanneer je werkgever, of een bedrijf dat je voor een project heeft uitgenodigd, Biilby gebruikt:

• Dat bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke voor de projectgegevens: plannen, documenten, werffiches, foto’s, berichten en mails over zijn projecten. Wij verwerken die in zijn opdracht, onder een verwerkersovereenkomst, en alleen volgens zijn instructies.
• Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we nodig hebben om je account en de dienst zelf te laten werken: je aanmeldgegevens, beveiligingslogs, en gebruiksgegevens voor facturatie en het voorkomen van misbruik.

Voor vragen over projectgegevens is je bedrijf meestal het juiste eerste aanspreekpunt. Je kunt ons altijd schrijven op [email protected].

2. Wat we via de app verzamelen

We volgen je locatie niet op de achtergrond en vragen geen toestemming voor locatie. De enige locatie die we opslaan, is wat de metadata van een foto zelf bevat, zoals hierboven. We lezen je contacten niet, gebruiken geen advertentie-ID’s en volgen je niet over andere apps en websites heen. De functie ‘Als contact bewaren’ opent het contactformulier van je eigen telefoon; niets uit je adresboek wordt naar ons gestuurd. Ontgrendelen met Face ID of vingerafdruk gebeurt volledig op je toestel; we ontvangen nooit biometrische gegevens.

3. Hoe de AI-functies werken

De assistent, suggesties, dagbriefing, zoekfunctie en documentanalyse van Biilby gebruiken diensten voor artificiële intelligentie van Mistral AI, in de Europese Unie. Om een vraag te beantwoorden of een suggestie voor te bereiden, wordt de relevante projectinhoud (tekst uit documenten, items uit de planning en het werfdagboek, foto’s, berichten, spraakberichten) naar Mistral AI gestuurd, dat ze verwerkt om een resultaat terug te geven. Mistral AI treedt onder contract op als onze subverwerker en gebruikt inhoud van klanten niet om zijn modellen te trainen.

Suggesties zijn voorstellen. Er verandert niets in een project tot iemand ze aanvaardt.

4. Met wie we gegevens delen

We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor advertenties. We werken met deze dienstverleners (subverwerkers):

Pushmeldingen zijn de enige gegevens die de Europese Unie verlaten. Die doorgiften steunen op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Binnen een project is wat je plaatst zichtbaar voor de mensen aan wie je bedrijf toegang tot dat project geeft. Persoonlijke notities zijn alleen zichtbaar voor jou en voor de mensen met wie je ze deelt.

5. Hoelang we ze bewaren

• Projectgegevens: zolang je bedrijf het project bewaart, daarna samen met het project verwijderd.
• Projectmails die niemand in het project heeft aanvaard: verwijderd na 30 dagen.
• Je account: tot je het verwijdert (zie §6) of je bedrijf het verwijdert.
• Versleutelde back-ups: 35 dagen bewaard, daarna automatisch verwijderd. Ze zijn 30 dagen lang vergrendeld tegen vroegtijdige verwijdering om ze tegen manipulatie te beschermen.
• Facturen en factuurgegevens: zolang de Belgische boekhoudwetgeving dat vereist (7 jaar).

6. Je account verwijderen

Je kunt je Biilby-account op elk moment verwijderen, en de verwijdering gebeurt meteen:

• In de app: Instellingen › Account › Account verwijderen.
• Zonder de app: ga naar https://biilby.ai/account-deletion en vraag per e-mail een bevestigingslink aan.

We verwijderen je aanmelding, profiel, e-mailadres, sessies, toestellen, persoonlijke notities, privégesprekken met de Biilby-assistent en voorkeuren, en we mailen je wanneer dat gebeurd is. Inhoud die je aan de projecten van een bedrijf hebt toegevoegd (fiches, foto’s, opmerkingen, berichten) hoort bij de projectdossiers van dat bedrijf: ze blijft onder je naam bij het project, waar je als contact zonder account vermeld blijft, tenzij het bedrijf ons vraagt ze te verwijderen. Back-ups die vóór de verwijdering zijn gemaakt, verlopen binnen 35 dagen. We bewaren een korte beveiligingsnotitie van de verwijdering en alle gegevens die we wettelijk moeten bewaren, zoals facturen.

Je kunt ook één bedrijf verlaten zonder je account te verwijderen: Instellingen › Account › Je bedrijven.

7. Je rechten

Onder de AVG kun je vragen om je gegevens in te zien, te verbeteren, te verwijderen of te exporteren, bezwaar maken tegen de verwerking ervan of die laten beperken, en je toestemming intrekken wanneer we ons daarop baseren. Schrijf naar [email protected]. Als je verzoek over projectgegevens gaat, geven we het door aan het bedrijf dat er verantwoordelijk voor is. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.dataprotectionauthority.be).

8. Rechtsgronden

• Overeenkomst: om de dienst aan jou en aan je bedrijf te leveren.
• Gerechtvaardigde belangen: beveiliging, het voorkomen van misbruik, het verbeteren van de betrouwbaarheid.
• Wettelijke verplichting: boekhoudkundige en fiscale gegevens.
• Voor projectgegevens is de rechtsgrond die van je bedrijf, als verwerkingsverantwoordelijke.

9. Kinderen

Biilby is een professioneel hulpmiddel voor volwassenen. Het is niet gericht op kinderen, en we verzamelen niet bewust gegevens van iemand jonger dan 16.

10. Beveiliging

Gegevens worden versleuteld tijdens de overdracht (TLS). Back-ups worden versleuteld voordat ze onze servers verlaten en worden opgeslagen in een tweede EU-regio. Toegang tot productiesystemen is beperkt tot bij naam aangewezen medewerkers die hardwarebeveiligingssleutels gebruiken.

11. Wijzigingen

We publiceren wijzigingen hier en brengen bedrijfsbeheerders vooraf op de hoogte van belangrijke wijzigingen.

12. Contact

Biilby SRL, Avenue Jean Monnet 1/1, 1401 Nivelles, België · [email protected]