Politique de confidentialité : application et plateforme Biilby
Dernière mise à jour : 12 octobre 2026
1. Qui nous sommes, et notre rôle
Biilby SRL, Avenue Jean Monnet 1/1, 1401 Nivelles, Belgique (BE 1042.893.619) fournit Biilby, une plateforme de gestion de chantier utilisée via l’application web app.biilby.ai et l’application mobile Biilby pour iOS et Android.
Biilby est vendu à des entreprises. Lorsque votre employeur, ou une entreprise qui vous a invité à un projet, utilise Biilby :
- Cette entreprise est responsable du traitement des données de projet : plans, documents, fiches de chantier, photos, messages et courriers relatifs à ses projets. Nous les traitons pour son compte, dans le cadre d’un accord de traitement des données, et uniquement sur ses instructions.
- Nous sommes responsables du traitement des données dont nous avons besoin pour gérer votre compte et le service lui-même : vos informations de connexion, les journaux de sécurité et les relevés d’utilisation servant à la facturation et à la prévention des abus.
Pour toute question sur les données de projet, votre entreprise est généralement le premier interlocuteur. Vous pouvez toujours nous écrire à [email protected].
2. Ce que nous collectons via l’application
| Données | Exemples | Pourquoi |
|---|---|---|
| Données du compte | nom, adresse e-mail, entreprise, rôle, langue préférée, les langues que vous parlez (pour la dictée) | pour vous connecter et afficher les bons projets |
| Données de connexion | mot de passe (stocké sous forme hachée), jetons de session, identité Microsoft Entra ID si vous vous connectez avec Microsoft | authentification et sécurité |
| Contenu que vous créez | fiches du journal de chantier, commentaires, notes, messages, checklists, questions posées à l’assistant Biilby et ses réponses | le service lui-même |
| Photos et fichiers | les photos que vous prenez ou joignez, les documents que vous téléversez | le service lui-même |
| Localisation des photos | lorsqu’une photo contient des coordonnées GPS dans ses métadonnées, ces coordonnées et l’heure de prise de vue sont enregistrées avec la photo | pour montrer où et quand une photo de chantier a été prise |
| Audio | les notes vocales que vous envoyez ; les enregistrements réalisés pendant que vous dictez, lorsqu’une meilleure transcription est demandée | messages vocaux et transcription |
| Données de l’appareil | jeton de notification push, version de l’application, plateforme de l’appareil | pour envoyer les notifications et assurer le support de l’application |
| Relevés d’utilisation | quelles fonctions d’IA ont été utilisées, quand, sur quel projet, et leur coût | facturation, limites d’usage raisonnable, qualité du service |
Nous ne suivons pas votre position en arrière-plan et ne demandons pas l’autorisation d’accéder à votre position. La seule localisation que nous conservons est celle que contiennent les métadonnées d’une photo, comme indiqué ci-dessus. Nous ne lisons pas vos contacts, n’utilisons pas d’identifiants publicitaires et ne vous suivons pas à travers d’autres applications et sites web. La fonction « Enregistrer comme contact » ouvre le formulaire de contact de votre propre téléphone ; rien de votre carnet d’adresses ne nous est envoyé. Le déverrouillage par Face ID ou par empreinte digitale se fait entièrement sur votre appareil ; nous ne recevons jamais de données biométriques.
3. Comment fonctionnent les fonctions d’IA
L’assistant de Biilby, les suggestions, le brief du jour, la recherche et l’analyse de documents utilisent des services d’intelligence artificielle fournis par Mistral AI, dans l’Union européenne. Pour répondre à une question ou préparer une suggestion, le contenu de projet pertinent (texte des documents, éléments du planning et du journal de chantier, photos, messages, notes vocales) est envoyé à Mistral AI, qui le traite pour renvoyer un résultat. Mistral AI agit en tant que sous-traitant ultérieur, sous contrat, et n’utilise pas le contenu des clients pour entraîner ses modèles.
Les suggestions sont des propositions. Rien ne change dans un projet tant qu’une personne ne l’a pas acceptée.
4. Avec qui nous partageons des données
Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas à des fins publicitaires. Nous faisons appel aux prestataires suivants (sous-traitants ultérieurs) :
| Prestataire | Ce qu’il reçoit | Où |
|---|---|---|
| Scaleway | hébergement : base de données, fichiers, sauvegardes chiffrées | France, Pays-Bas |
| Mistral AI | tout le traitement par IA : l’assistant, l’analyse, les descriptions de photos, l’index de recherche, la reconnaissance de texte et la transcription vocale | Union européenne |
| Microsoft | e-mails sortants ; connexion Entra ID | Union européenne |
| Expo, Apple, Google | notifications push : jeton de l’appareil, titre de la notification et début du message | États-Unis |
| Sentry | rapports d’erreur provenant de nos serveurs, avec les adresses e-mail masquées | Union européenne (Allemagne) |
Les notifications push sont les seules données qui quittent l’Union européenne. Ces transferts reposent sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Au sein d’un projet, ce que vous publiez est visible par les personnes auxquelles votre entreprise donne accès à ce projet. Les notes personnelles ne sont visibles que par vous et par les personnes avec qui vous les partagez.
5. Combien de temps nous les conservons
- Données de projet : aussi longtemps que votre entreprise conserve le projet, puis supprimées avec lui.
- Courriers de projet que personne n’a acceptés dans le projet : supprimés après 30 jours.
- Votre compte : jusqu’à ce que vous le supprimiez (voir le §6) ou que votre entreprise le retire.
- Sauvegardes chiffrées : conservées 35 jours, puis supprimées automatiquement. Elles sont verrouillées contre toute suppression anticipée pendant 30 jours pour les protéger contre toute altération.
- Factures et documents de facturation : aussi longtemps que le droit comptable belge l’exige (7 ans).
6. Supprimer votre compte
Vous pouvez supprimer votre compte Biilby à tout moment, et la suppression est immédiate :
- Dans l’application : Paramètres › Compte › Supprimer le compte.
- Sans l’application : rendez-vous sur https://biilby.ai/account-deletion et demandez un lien de confirmation par e-mail.
Nous supprimons votre connexion, votre profil, votre adresse e-mail, vos sessions, vos appareils, vos notes personnelles, vos conversations privées avec l’assistant Biilby et vos préférences, et nous vous envoyons un e-mail lorsque c’est fait. Le contenu que vous avez ajouté aux projets d’une entreprise (fiches, photos, commentaires, messages) appartient aux dossiers de projet de cette entreprise : il reste dans le projet sous votre nom, où vous restez mentionné en tant que contact sans compte, sauf si l’entreprise nous demande de le retirer. Les sauvegardes réalisées avant la suppression expirent dans un délai de 35 jours. Nous conservons une brève trace de sécurité de la suppression ainsi que tout document que la loi nous oblige à conserver, comme les factures.
Vous pouvez aussi quitter une seule entreprise sans supprimer votre compte : Paramètres › Compte › Vos entreprises.
7. Vos droits
En vertu du RGPD, vous pouvez demander à accéder à vos données, à les rectifier, à les supprimer ou à les exporter, vous opposer à leur traitement ou en demander la limitation, et retirer votre consentement lorsque nous nous fondons sur celui-ci. Écrivez à [email protected]. Si votre demande concerne des données de projet, nous la transmettons à l’entreprise qui en est responsable. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité belge de protection des données (www.dataprotectionauthority.be).
8. Bases juridiques
- Contrat : pour vous fournir le service, à vous et à votre entreprise.
- Intérêts légitimes : sécurité, prévention des abus, amélioration de la fiabilité.
- Obligation légale : documents comptables et fiscaux.
- Pour les données de projet, la base juridique est celle de votre entreprise, en tant que responsable du traitement.
9. Enfants
Biilby est un outil professionnel destiné aux adultes. Il ne s’adresse pas aux enfants, et nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes de moins de 16 ans.
10. Sécurité
Les données sont chiffrées en transit (TLS). Les sauvegardes sont chiffrées avant de quitter nos serveurs et sont stockées dans une seconde région de l’UE. L’accès aux systèmes de production est réservé à des membres du personnel nommément désignés, qui utilisent des clés de sécurité matérielles.
11. Modifications
Nous publierons les modifications ici et, pour les modifications importantes, nous en informerons à l’avance les administrateurs des entreprises.
12. Contact
Biilby SRL, Avenue Jean Monnet 1/1, 1401 Nivelles, Belgique · [email protected]